Sunday, 16 September 2012

Artikel 4: PENGGUNAAN ELEMEN KOMUNIKASI BERKESAN OLEH PENGETUA DAN GURU BESAR BAGI MEMBENTUK PASUKAN KERJA YANG DINAMIK



Kamaruzaman Moidunny, PhD
Institut Aminuddin Baki, Genting Highlands

Abstrak

Artikel ini membincangkan komunikasi secara efektif atau komunikasi berkesan yang boleh dilaksanakan oleh pengetua atau guru besar dalam membentuk pasukan kerja yang dinamik di sekolah. Bahagian awal kertas ini membincangkan konsep komunikasi, komunikasi berkesan dan komunikasi berkesan di sekolah. Bahagian kedua pula membincangkan pelaksanaan elemen komunikasi berkesan bagi membentuk pasukan kerja yang dinamik di sekolah. Sebanyak sepuluh langkah dikemukakan oleh penulis iaitu: (1) Menangani gangguan komunikasi, (2) Menggunakan teknologi terkini, (3) Melibatkan pengurus atasan, (4) Pertemuan secara tidak rasmi, (5) Menggunakan perantara atau orang ketiga, (6) Kebebasan mengemukakan pandangan, (7) Menstruktur semula organisasi, (8) Menambah baik hubungan interpersonal, (9) Memperbaiki saluran komunikasi tidak rasmi dan (10) Menetapkan polisi dan prosedur. Menangani gangguan komunikasi membincangkan faktor jarak, masa, bahasa sistem dan peraturan yang wujud di sekolah. Isu menggunakan teknologi terkini membahaskan kepentingan penggunaan teknologi agar maklumat dapat disampaikan secara tepat, jelas, cepat dan pantas. Manakala isu seterusnya membincangkan peranan saya sebagai pengurus atasan dalam sistem komunikasi. Pertemuan secara tidak rasmi, menggunakan perantara atau orang ketiga, menstruktur semula organisasi, menambah baik hubungan interpersonal, memperbaiki saluran komunikasi tidak rasmi serta menetapkan polisi dan prosedur; memfokuskan  perbincangan kepada konsep komunikasi dua hala. Perbincangan sepuluh langkah ini disertai dengan contoh yang spesifik untuk memudahkan kupasan terhadap usaha membentuk pasukan kerja yang dinamik di sekolah. Di bahagian akhir penulisan ini, penulis membahaskan tentang kepentingan komunikasi berkesan dalam mewujudkan pasukan kerja yang dinamik di sesebuah sekolah. Akhirnya, rumusan dibuat yang mengaitkan kepentingan  komunikasi berkesan kepada seorang pengetua atau guru besar dalam membentuk pasukan kerja yang dinamik.











Pengenalan
Pengetua dan guru besar merupakan peneraju utama yang membentuk pasukan bekerja di  sekolah. Salah satu faktor utama yang menjadi penyumbang kepada pembentukan budaya kerja yang dinamik adalah melalui kemahiran menyampai dan menerima maklumat secara positif yang spesifiknya diistilahkan sebagai kemahiran berkomunikasi. Kajian daripada pakar-pakar psikologi dan pakar-pakar komunikasi mendapati kemahiran berkomunikasi memainkan peranan sangat penting di dalam kehidupan manusia (Abdullah & Ainon, 2005). Menurut Abrams (1986), dalam kehidupan seharian jumlah komunikasi yang dilakukan oleh individu terdiri daripada mendengar (45 peratus), bercakap (30 peratus), membaca (16 peratus) dan menulis (9 peratus). Komunikasi bukan sahaja melibatkan percakapan dan penulisan tetapi juga pembacaan dan proses mendengar (Zawiyah, 2009). Oleh itu komunikasi adalah aktiviti utama yang berlaku dalam sesebuah organisasi. Berjaya atau gagal sesebuah organisasi mencapai visi dan misi yang ditetapkan banyak bergantung kepada pasukan kerja yang berada dalam sesebuah organisasi itu. Salah satu alat untuk mewujudkan pasukan kerja yang dinamik dan efektif adalah melalui komunikasi yang berkesan.

Komunikasi boleh didefinisikan sebagai perhubungan secara langsung atau dengan perantaraan surat, radio, telefon dan lain-lain (Kamus Dewan, 2007). Jika ditinjau secara lebih lanjut, definisi komunikasi ini tidak akan lari daripada enam komponen utama iaitu penyampai, penerima, medium perantaraan, maklumat, maklum balas dan gangguan. Abdul Mua’ti (2006)  pula mendefiinisikan komunikasi sebagai satu proses pemindahan makna yang terdapat dalam maklumat , idea atau perasaan melalui penggunaan simbol sama ada berbentuk lisan, bahasa badan, tulisan, visual atau simbol lain daripada pihak penerima dengan harapan akan menghasilkan maklum balas atau respon yang dihajati. Komunikasi berkesan atau komunikasi efektif pula boleh didefinisikan sebagai komunikasi yang dapat menyampaikan maklumat dengan jelas daripada penyampai kepada penerima dalam usaha mencapai matlamat organisasi.

Menurut  Abdullah dan Ainon (2003), komunikasi berkesan mempunyai lima ciri khusus iaitu:
(1)       Kefahaman terhadap maklumat,
(2)       Keseronokan semasa menyampaikan maklumat,
(3)       Pengaruh ke atas sikap, nilai dan kepercayaan disebabkan oleh maklumat yang ingin disampaikan,
(4)       Perhubungan yang bertambah baik dan
(5)       Adanya tindakan yang menyusuli.

Oleh itu dapat dirumuskan bahawa komunikasi berkesan adalah proses dua hala melalui penghantaran mesej yang betul, diterima dan difahami oleh orang lain. Bagi  menjadikan komunikasi itu berkesan adalah penting untuk memahami bagaimana manusia berinteraksi dan menginterpretasikan sesuatu mesej.





Komunikasi Berkesan di Sekolah

Menurut Wan Izuddin (1991)  komunikasi  berkesan bergantung kepada tiga komponen iaitu:
(1)       Pemberi mesej dapat menyampaikan mesej dengan jelas dan baik,
(2)       Media yang digunakan untuk menyampaikan mesej tidak menjejaskan mesej  yang  disampaikan dan
(3)       Penerima mesej dapat menerima mesej sebagaimana disampaikan, dapat memproses mesej dan memberi respon yang sewajarnya.

Namun begitu dalam konteks pengurusan sekolah pula, komunikasi berkesan bermakna  guru-guru akan terlibat sama dalam membuat keputusan dan melaksanakan aktiviti-aktiviti sekolah (Ariffin dan Robiah, 2002).   Amalan komunikasi berkesan di sekolah mampu menimbulkan hasil seperti yang diharapkan oleh penyampai maklumat dan seterusnya membawa perubahan kepada organisasi sekolah. Dalam hal ini penyampai adalah guru besar atau pengetua, dan penerimanya adalah subordinat iaitu guru-guru, staf sokongan dan murid-murid yang terdapat di sesebuah sekolah. Perubahan pula bermaksud seluruh warga sekolah berupaya melaksanakan tindakan yang sepatutnya mereka laksanakan akibat daripada maklumat yang disampaikan oleh puncanya.

Selanjutnya, kebolehan berkomunikasi secara  berkesan merupakan satu kemahiran (Al. Ramaiah, 1999). Kemahiran ini pula bergantung kepada:
(1)       Keupayaan mengenal pasti serta mengawal halangan komunikasi dan
(2)       Kebolehan menggalakkan aliran maklumat daripada penyampai kepada penerima.

Chek Mat (2007)  merumuskan bahawa terdapat beberapa kemahiran yang penting dalam proses komunikasi berkesan iaitu:

(1) Kemahiran mendengar  merupakan aspek terpenting dalam proses
interaksi komunikasi kerana ia berperanan sebagai cara untuk         mendapatkan penjelasan daripada  subordinat   diteliti untuk fahami           perasaan dan mesej yang disampaikan. Ini membawa kepada rasa
dihargai,
(2) Kemahiran menerhati pengucapan lisan dan bukan lisan dapat
         mewujudkan rasa selesa dan  diterima dalam kalangan subordinat,
(3) Kemahiran menyoal berguna untuk mendapatkan maklumat serta fakta,
        juga memastikan wujud suasana kondusif, selamat dan berterus terang,
(4) Kemahiran mentafsir  di mana pemimpin mesti mempunyai dan
        menguasai data terkini dan tidak bergantung pada satu sumber sahaja,
(5) Kemahiran memujuk memperlihatkan kesaksamaan, persaudaraan, menghargai, kepakaran dan mempamerkan prestij sebagai pemimpin melalui persembahan terbaik
     
Kebolehan guru besar atau pengetua menyampaikan maklumat dengan berkesan serta tidak mengelirukan akan membangkitkan dorongan bekerja yang tinggi, mampu mengelakkan konflik dan salah faham serta membangkitkan perasaan saling mempercayai antara satu sama lain. Guru dan staf sokongan pasti jelas dengan peranan dan tugas yang perlu dilaksanakan oleh mereka  secara individu atau berkumpulan. Mereka juga akan dapat berinteraksi dengan sangat baik antara satu sama lain kerana maklumat yang disalurkan adalah maklumat yang sama, tepat dan jelas. Kajian  Ariffin dan Robiah (2002) ke atas pengetua dan guru-guru di daerah Hulu Langat Selangor mendapati terdapat empat bentuk komunikasi yang kerap diamalkan oleh pengetua iaitu penerangan kerja, maklum balas, ekspresi positif dan penglibatan. Pola amalan komunikasi sedemikian memberi impak yang positif kepada guru kerana unsur tekanan tidak wujud terhadap guru. Pengetua terlebih dahulu memberi penerangan berhubung apa yang perlu guru lakukan, memberitahu apabila berpuas hati dengan tugas yang dijalankan, berbual mesra dengan mereka dan selalu mempertimbangkan pendapat guru. Reaksi positif dalam komunikasi ini mampu membentuk pasukan kerja yang dinamik dalam usaha sekolah mencapai matlamat yang telah ditetapkan oleh guru besar atau pengetuanya. Pasukan kerja yang dinamik ini merupakan pasukan kerja yang mempunyai tenaga dan kekuatan serta mampu membuat penyesuaian dalam usaha memajukan sekolah. Pasukan kerja yang dinamik ini boleh didefinisikan sebagai satu pasukan yang bertenaga dan berkekuatan serta mampu membuat penyesuaian, pembaharuan dan kemajuan.

Pelaksanaan Elemen Komunikasi Berkesan bagi Membentuk pasukan Kerja yang Dinamik

Merujuk kepada usaha melaksanakan elemen berkomunikasi berkesan bagi membentuk pasukan kerja yang dinamik, sebanyak 10 cara boleh digunakan oleh guru besar atau pengetua iaitu:
(1)   Menangani gangguan komunikasi,
(2)   Menggunakan teknologi terkini,
(3)   Melibatkan pengurus atasan,
(4)   Pertemuan secara tidak rasmi,
(5)   Menggunakan perantara atau orang ketiga,
(6)   Kebebasan mengemukakan pandangan,
(7)   Menstruktur semula organisasi,
(8)   Menambah baik hubungan interpersonal,
(9)   Memperbaiki saluran komunikasi tidak rasmi dan
(10) Menetapkan polisi dan prosedur.


1.       Menangani Gangguan Komunikasi

Salah satu masalah utama yang dihadapi dalam menerapkan komunikasi berkesan di sekolah adalah gangguan komunikasi. Gangguan dalam komunikasi adalah perkara yang mengganggu dan menghalang keberkesanan komunikasi, yang mengakibatkan maklumat yang diterima  tidak tepat atau disalah tafsir. Menurut Abdullah dan Ainon (2005) terdapat dua jenis gangguan iaitu gangguan teknikal dan gangguan makna. Gangguan teknikal ialah faktor-faktor yang dapat menyebabkan pendengar tersalah faham ataupun tidak faham sama sekali mesej yang didengarnya. Contohnya adalah seperti penutur bercakap gagap atau terdapat bunyi-bunyi bising yang lain.  Gangguan makna atau juga disebut sebagai gangguan semantik pula berlaku apabila si pendengar dan sipenutur tidak sama sependapat berkenaan makna yang dimaksudkan. Contohnya adalah seperti orang Kedah dan orang Terengganu mempunyai maksud yang berbeza apabila menggunakan perkataan ‘segan’.

Namun begitu menurut Ab. Aziz (2003), gangguan komunikasi ini boleh dikaitkan dengan faktor jarak, masa, bahasa, sistem dan peraturan yang wujud di sekolah semasa komunikasi dilaksanakan.  Oleh itu, pentadbir sekolah seharusnya dapat berhubungan dengan subordinatnya secara langsung seperti dalam mesyuarat sekolah dalam usaha mengatasi masalah berkaitan faktor jarak semasa proses berkomunikasi. Semakin jauh jarak semasa berkomunikasi maka semakin banyaklah maklumat akan menjadi kabur atau hilang, maka adalah sangat penting kepada pentadbir untuk berada hampir dengan subordinatnya semasa berkomunikasi. Pentadbir juga perlu menentukan masa paling sesuai untuk menyampaikan maklumat seperti mengambil masa perjumpaan selama lima minit selepas setiap perhimpunan pagi bagi menyampaikan maklumat kepada subordinatnya.

Penggunaan bahasa yang seragam dan mudah difahami semasa menyampaikan maklumat akan membantu pentadbir menambahkan keberkesanan komunikasinya. Dalam hal ini penggunaan Bahasa Melayu rasmi yang standard seharusnya ditekankan dalam usaha menyeragamkan penggunaannya di seluruh sekolah di Malaysia. Sistem dan peraturan yang digunakan di sekolah seharusnya menyokong penyampaian ketiga-tiga bentuk komunikasi iaitu secara lisan, bertulis dan bukan lisan. Oleh itu, pentadbir sekolah seharusnya mewujudkan ruang dan peluang untuk subordinatnya mengemukakan maklumat secara lisan, bertulis dan bukan lisan. Sebagai contoh, subordinat di sekolah seharusnya bebas mengemukakan maklumat secara perbualan terus (lisan) atau melalui surat rasmi (bertulis). Peraturan yang khusus dalam mengemukakan maklumat tersebut seharusnya ditekankan oleh pentadbir sekolah di dalam mesyuarat guru atau surat pemberitahuan kepada semua subordinatnya.

Kesimpulannya faktor jarak, masa, bahasa, sistem dan peraturan yang wujud di sekolah seharusnya diteliti oleh pentadbir sekolah dalam usaha mewujudkan komunikasi berkesan. Jika gangguan di atas dapat ditangani dengan baik, subordinat di sekolah tidak akan kabur dan tidak akan keliru dengan maklumat yang disampaikan. Hal ini akan dapat mewujudkan keseragaman dalam kefahaman terhadap maklumat yang disampaikan. Justeru itu mereka akan dapat bekerjasama membentuk pasukan kerja yang dinamik kerana semua tindakan yang dilaksanakan adalah berasaskan kepada kefahaman yang sama.


2.       Menggunakan Teknologi Terkini

Komunikasi berkesan bukan sahaja perlu memindahkan maklumat yang difahami dengan tepat dan jelas, tetapi mestilah cepat serta pantas. Penggunaan telefon, mesin faks, khidmat pesanan ringkas (Short Messages Service – SMS) dan mel elektronik (e-mel) di sekolah mampu membantu pentadbir menyampaikan maklumat dengan lebih pantas. Semakin singkat masa yang digunakan untuk menyampaikan maklumat, semakin baik kesannya. Ini adalah kerana masa selebihnya boleh digunakan untuk penumpuan kepada kerja-kerja pelaksanaan sesuatu tindakan yang berpunca daripada maklumat tersebut. Tegasnya di sini, masa lebihan dapat digunakan oleh kumpulan subordinat menjalankan aktiviti seperti yang dikehendaki oleh maklumat yang disampaikan oleh pentadbir. Secara langsung, situasi ini akan membantu mewujudkan kerjasama antara individu yang lebih progresif kerana mereka bertindak ke atas maklumat yang sama. Dengan itu, pasukan kerja yang dinamik dapat dibentuk oleh pihak pentadbir sekolah.

Keadaan sekolah yang mempunyai kawasan yang sangat luas di mana kedudukan guru amat terserak, sistem pembesar suara yang sesuai, persidangan audio, persidangan komputer dan telesidang boleh digunakan. Namun demikian, faktor kemudahan infrastruktur perlu diberi tumpuan terlebih dahulu kerana sistem pembesar suara, penggunaan persidangan audio, persidangan komputer dan telesidang memerlukan perbelanjaan yang agak mahal. Teknologi yang terkini seperti ini sememangnya dapat meningkatkan tahap keberkesanan komunikasi di sekolah. Menyedari kepentingan ini, adalah menjadi tanggungjawab pihak pentadbir agar dapat memikirkan tentang keperluan dan kebaikan penggunaan terknologi sebegini dalam mewujudkan impak komunikasi kepada seluruh warga sekolah..

Kesimpulannya di sini , penggunaan teknologi terkini ternyata  menjadikan komunikasi lebih berkesan kerana maklumat dapat disampaikan secara pantas dan tepat. Ketirisan maklumat dapat dikurangkan jika pihak pentadbir dapat menggunakan teknolgi tersebut. Kemampuan sekolah menggunakan peralatan berteknologi terkini sudah pasti mampu menghasilkan kumpulan kerja yang dinamik di sekolah mereka. Hal ini sudah pasti dapat melahirkan sekolah yang bertindak selari dengan hasrat misi dan visi yang telah ditetapkan oleh pihak pentadbir.

3.       Melibatkan Pengurus Atasan

Semasa proses komunikasi dilaksanakan, pentadbir sekolah perlu sedar bahawa beliaulah merupakan seorang pengurus atasan yang berpengaruh dan memainkan peranan paling penting dalam proses tersebut. Kajian mendapati manusia  suka dan mudah terpengaruh oleh kata-kata, percakapan dan perbualan individu-individu yang sudah berjaya (Abdullah dan Ainon, 2005). Kejayaan pengetua atau guru besar dalam mempertingkatkan pengurusan diri dan mampu menterjemahkannya dalam budaya kerja sudah pasti  menjadi  aset penting kepada mereka dalam membentuk pasukan kerja yang dinamik. Di samping itu pengetua dan guru besar  juga perlu bertanggungjawab membuat pemantauan dan memastikan subordinatnya menjalankan tugas yang diamanahkan sebaik mungkin. Pemantauan dan pemastian ini adalah penting dalam usaha menentukan matlamat akhir daripada proses komunikasi dapat dilaksanakan dengan tepat dan betul.

Berdasarkan kajian Ariffin dan Robiah (2002),  hanya komunikasi penerangan kerja, maklum balas dan ekspresi positif mempengaruhi kepuasan kerja guru. Pentadbir seharusnya mengurangkan komunikasi yang berbentuk penglibatan, rasional kerja, arahan kerja dan ekspresi negatif. kerana telah didapati kurang berkesan. Komunikasi sebegini kurang berkesan kerana ianya menekankan konsep komunikasi satu hala sahaja. Oleh itu, dapatan kajian ini boleh dijadikan asas kepada pentadbir untuk melaksanakan komunikasi berkesan dengan melibatkan semua warganya.  Komunikasi yang berkesan akan melibatkan guru-guru dalam membuat keputusan dan melaksanakan aktiviti-aktiviti sekolah. Guru-guru yang diajak berunding dan melibatkan diri secara langsung biasanya merasai diri dan sumbangan mereka dihargai; mereka juga mendapat kuasa untuk mengambil inisiatif dan bertindak secara terbaik sesuai dengan kepakaran dan pengalaman tersendiri yang ada dalam diri masing-masing (Arifin & Robiah,2002).


Pentadbir sekolah perlu memastikan perhubungan dalam kalangan guru-guru penolong kanan (GPK), ketua-ketua bidang, ketua-ketua panitia, guru-guru mata pelajaran dan staf sokongan sekolah berada dalam kedaan baik (Norman Affendi dan Kamaruzaman, 2010). Semua warga sekolah mampu menyampaikan pendapat, idea dan komen dalam suasana yang harmoni dan terkawal. Hal ini penting dalam usaha memastikan organisasi sekolah dapat melaksanakan sebarang tindakan dengan baik dan berkesan. Perhubungan yang baik dalam kalangan warga sekolah akan membolehkan pihak sekolah mewujudkan kumpulan kerja yang dinamik.

Tegasnya di sini boleh kita rumuskan bahawa peranan pentadbir sekolah  amat penting dalam proses komunikasi berkesan. Justeru itu, penglibatan beliau secara langsung sebagai pengurus atasan amatlah dituntut dalam memastikan komunikasi berkesan dapat dicapai. Secara tidak langsung, hal ini akan menjadikan sekolah tersebut mempunyai kumpulan-kumpulan kerja yang dinamik kerana warganya dapat memahami hala tuju yang dikehendaki oleh pihak pentadbir sekolah.


4.       Pertemuan Secara Tidak Rasmi

Sesi pertemuan secara tidak rasmi dalam kalangan warga sekolah merupakan salah satu wadah penting dalam usaha mewujudkan komunikasi berkesan. Sesi seperti jamuan bulanan atau jamuan Hari Guru dapat digunakan sebagai medan menyampaikan maklumat dalam suasana tidak formal. Warga sekolah boleh membincangkan masalah sekolah di samping dapat bertemu, berinteraksi dan berkongsi tentang banyak perkara dalam suasana gembira, menarik dan ceria. Begitu juga, pertemuan di kantin sekolah sewaktu sarapan, minum pagi atau makan tengahari akan mewujudkan suasana mesra dan akrab, tanpa terikat dengan agenda formal seperti yang terdapat dalam mesyuarat rasmi. Pengurus sekolah juga dapat menyampaikan maklumat secara langsung kepada subordinatnya secara individu kerana terdapat banyak ruang dan peluang untuk beliau berbuat demikian dalam majlis yang tidak rasmi seperti ini. Ini dibuktikan dengan kajian yang telah dijalankan ke atas 97 orang pengetua sekolah agama yang mendapati bahawa pengetua yang mengamalkan komunikasi terbuka di dalam pergaulan dengan guru  dan pelajar serta sikap pengetua yang mudah bergaul; akan memudahkan dan memberanikan setiap warga sekolah untuk berbincang tentang apa jua masalah. Kewujudan suasana sebegini akan mengurangkan rasa tertekan dan akan membantu meningkatkan motivasi.


Secara tidak langsung, pertemuan tidak rasmi yang diadakan akan dapat mewujudkan kepercayaan dalam kalangan warga sekolah. Nilai kepercayaan ini akan menyebabkan konflik sesama individu berkurangan dan akan merapatkan jurang perbezaan sikap, kefahaman dan pendirian sesama mereka. Dengan demikian, terbentuklah kumpulan kerja yang dinamik yang mampu mengangkat kecemerlangan sesebuah sekolah tersebut.

Kesimpulannya, pertemuan secara tidak rasmi akan membuatkan warga sekolah berasa lebih selesa untuk berkomunikasi kerana tidak terikat dengan agenda formal. Agenda formal kadang-kadang menyebabkan idea, komen, cadangan mereka tidak dapat disampaikan dengan berkesan kerana tidak mempunyai ruang dan peluang untuk berbuat demikian. Melalui pertemuan secara tidak rasmi, mereka berpeluang untuk menyampaikan maklumat yang secara berkesan kerana mereka tidak terikat dengan etika dan protokol sebagaimana yang terdapat dalam mesyuarat formal.


5.       Menggunakan Perantara atau Orang Ketiga

Ada ketikanya pengurus sekolah tidak dapat menyampaikan maklumat kepada guru-guru dengan berkesan disebabkan terdapatnya pertelingkahan atau konflik dalaman warga sekolah. Contohnya seperti terdapat beberapa kumpulan yang seringkali tidak bersependapat dalam apa-apa aktiviti sekolah yang mahu dilaksanakan. Kumpulan ini sering mempunyai idea, pendekatan dan pengikut tidak formal yang akan membangkang dan menafikan idea dan pendekatan kumpulan lain. Oleh itu perantara atau orang ketiga amat diperlukan dalam hal ini untuk mengurangkan pertelingkahan dan konflik yang dihadapi dalam komunikasi. Sungguhpun kehadiran pihak ketiga adalah secara tidak aktif tetapi tetap memberikan kesan yang khusus dan baik terhadap proses komunikasi (Mohd Foad, 2005).   

Perantara atau orang ketiga akan bertindak mendapatkan kepercayaan bagi setiap kumpulan dan membimbing setiap kumpulan untuk bertolak ansur antara satu sama lain. Perantara biasanya dilantik daripada kalangan warga sekolah yang neutral, adil dan dipercayai oleh kumpulan yang berkonflik. Kefahaman perantara terhadap masalah sekolah akan mewujudkan sesi perbincangan dan mencari jalan penyelesaian terbaik agar setiap kumpulan boleh bekerjasama antara satu sama lain.

Penggunaan perantara atau orang ketiga adalah sangat diperlukan lebih-lebih lagi jika terdapat konflik dalaman di sesebuah sekolah. Pentadbir sekolah boleh menggunakan teknik ini dalam usaha mewujudkan komunikasi berkesan dalam usaha membentuk pasukan kerja yang dinamik. Matlamat untuk menjadikan sesebuah sekolah itu cemerlang boleh dicapai dengan lebih mudah jika sekiranya terdapat banyak kumpulan kerja yang dinamik di sesebuah sekolah tersebut. Adalah menjadi tanggungjawab pentadbir untuk memastikan keadaan ini berlaku di sekolah.

6.       Kebebasan Mengemukakan Pandangan

Pentadbir sekolah seharusnya memberikan kebebasan kepada warga sekolah untuk mengemukakan pandangan dan komen dalam mewujudkan komunikasi berkesan. Idea-idea baru yang dikemukakan oleh warga sekolah mampu mencetus prestasi kerja yang cemerlang. Galakan dan motivasi seharusnya diberikan semasa proses komunikasi untuk menunjukkan betapa idea yang dikemukakan, amat dihargai oleh pihak sekolah. Persaingan yang sihat dalam kalangan warga sekolah dengan cetusan idea baru akan mampu membentuk kumpulan kerja yang dinamik. Mereka akan terdedah kepada situasi, kefahaman dan tindakan baru yang akan memacu kecemerlangan sekolah. Secara tidak langsung, inovasi dan kreativiti akan terbentuk dalam kalangan warga sekolah. Seterusnya, produktiviti dan kualiti prestasi mereka akan bertambah selari dengan usaha sekolah menuju matlamat yang diinginkan.

Sekiranya kebebasan memberikan pandangan disekat akan menjadikan warga sekolah berasa takut memberikan pandangan dan komen. Mereka akan merasakan pandangan dan komen tidak akan dihargai oleh pihak sekolah. Halangan komunikasi seperti ini akan membuatkan mereka jumud dan seringkali berdiam diri apabila perbincangan dua hala dilaksanakan. Sekolah akan mengalami kerugian kerana potensi dan keupayaan warga sekolah tidak mampu digembleng sepenuhnya.

Dapat dirumuskan di sini bahawa kebebasan mengemukakan pandangan merupakan satu elemen penting dalam menjayakan komunikasi berkesan. Warga sekolah akan terasa dihargai apabila mereka bebas memberikan pandangan lalu membentuk prestasi kerja yang cemerlang. Selain itu, kebebasan ini akan mampu mewujudkan pasukan kerja yang dinamik kerana mereka berpeluang bersaing secara sihat melalui aktiviti yang mereka lakukan.


7.       Menstruktur Semula Organisasi

Menstruktur semula organisasi dalam konteks komunikasi berkesan adalah untuk mempastikan maklumat dapat disampaikan dengan lebih cekap dan cepat. Antara struktur penting yang perlu diberi perhatian adalah latihan komunikasi serta saluran komunikasi. Latihan komunikasi secara berkesan dalam kalangan warga sekolah,  perlu dinilai semula untuk melihat aspek yang boleh dipertingkatkan keberkesanannya. Latihan komunikasi yang memberikan penekanan kepada komunikasi lisan dan bukan lisan dilihat sebagai satu keperluan khusus yang menumpukan kepada kemahiran ‘soft skills’.  Teknik penggunaan bahasa badan seperti bertentangan muka dan lenggok badan perlu dikuasai oleh warga sekolah kerana kesannya terhadap komunikasi berkesan menjangkau nilai sebanyak 55 peratus berbanding nada suara (38 peratus) dan pertuturan biasa (7 peratus) (Institut Aminuddin Baki, 2002). Teknik berkomunikasi secara bukan lisan seperti menggunakan surat rasmi, memo, minit mesyuarat, e-mel, kertas cadangan, laporan, kertas kritik dan artikel juga seharusnya dikuasai oleh warga sekolah dalam usaha meningkatkan keberkesanan komunikasi.

Sehubungan dengan perkara di atas, latihan komunikasi silang budaya perlu diberikan penekanan khusus jika sekolah mempunyai lebih daripada satu etnik bagi komposisi guru, staf sokongan atau muridnya. Latihan komunikasi silang budaya akan membantu sekolah yang mempunyai lebih daripada satu etnik seperti Melayu, Cina dan India. Ini adalah kerana etnik yang berbeza mempunyai persepsi yang berbeza terhadap sesuatu maklumat disebabkan kepercayaan dan sistem nilai yang diamalkan mereka berbeza di antara satu sama lain. Apabila mereka berkomunikasi, mereka akan membawa bersama pengalaman, nilai dan makna tersendiri. Sehubungan dengan itu, maklumat, tanda dan simbol boleh diertikan secara berlainan berdasarkan pengalaman dan latar belakang masing-masing. Oleh itu, latihan komunikasi silang budaya ini akan dapat mengemukakan idea yang universal, yang boleh diterima oleh semua etnik yang terlibat.

Saluran komunikasi yang formal di sekolah seharusnya dipastikan berfungsi dengan baik dalam semua arah atau situasi. Komunikasi atas ke bawah, bawah ke atas, komunikasi mendatar dan komunikasi daripada luar ke dalam seharusnya berkesan dalam apa  sahaja situasi yang diahadapi oleh pihak sekolah. Aktiviti seperti perhimpunan pagi, mesyuarat guru, mesyuarat panitia, mesyuarat kelab sukan dan mesyuarat persatuan sekolah seharusnya menampakkan keberkesanan komunikasi yang tinggi. Seterusnya, saluran komunikasi secara formal atau tidak formal yang terdapat di sekolah seharusnya dipertingkatkan keupayaannya dengan mengoptimumkan penggunaannya.

Dapat dirumuskan di sini bahawa, menstruktur semula organisasi dalam konteks komunikasi berkesan akan mendorong semua pihak bertingkah laku seperti mana yang dihasratkan oleh pihak sekolah. Secara tidak langsung, kumpulan-kumpulan kecil yang bertindak dengan hala tuju yang sama akan mampu membentuk kumpulan kerja dinamik di sekolah.

8.       Menambah baik Hubungan Interpersonal

Hubungan interpersonal yang baik antara pentadbir sekolah dan subordinatnya akan menghasilkan tahap komunikasi yang berkesan. Jika subordinat dapat merasakan bahawa pentadbir merupakan orang yang ‘sama taraf’ dalam proses komunikasi, aliran maklumat akan disalurkan dengan lebih mudah. Komunikasi bukan lagi berbentuk pengarahan atau penghakiman tetapi lebih merupakan kepada keputusan perbincangan dua hala. Subordinat bebas mengemukakan pendapat tanpa rasa takut dalam membahaskan maklumat yang diberikan. Kefahaman akan mudah terjalin lalu hasil akhir dapat dicapai tanpa rasa paksaan. Subordinat akan melakukan sesuatu aktiviti atau tindakan dengan penuh kerelaan dan keikhlasan.

Hubungan interpersonal yang baik antara individu dalam kalangan warga sekolah juga perlu ditingkatkan agar maklumat dapat disalurkan dengan cekap dan berkesan. Jika semua warga sekolah dapat merasakan bahawa maklumat yang mereka perolehi daripada pentadbir adalah merupakan tanggungjawab yang perlu dilaksanakan, maka pencapaian matlamat akhir komunikasi akan menjadi lebih mudah. Hubungan interpersonal yang baik akan menggerakkan warga sekolah secara berkumpulan ke arah matlamat akhir yang ditetapkan. Hal ini menjelaskan mengapa wujudnya kumpulan kerja yang dinamik di sekolah berdasarkan prosos komunikasi yang berkesan.

Rumusnya, penambahbaikan hubungan interpersonal antara pentadbir sekolah dengan subordinatnya atau subordinat dengan subordinat akan menyebabkan proses komunikasi akan lebih berkesan. Proses komunikasi berkesan ini akan menghasilkan kumpulan kerja yang dinamik di sekolah.




9.       Memperbaiki Saluran Komunikasi Tidak Rasmi

Bentuk komunikasi tidak rasmi yang boleh digunakan di sekolah adalah grapevine dan management by walking around (Ab. Aziz, 2003). Grapevine merupakan keadaan di mana maklumat disampaikan kepada ramai orang atau daripada satu kumpulan kepada satu kumpulan yang lain dalam suasana tidak rasmi. Perbualan tidak rasmi di kantin, di makmal atau di padang sekolah merupakan contoh di mana konsep grapevine ini boleh dilaksanakan. Maklumat akan dapat disalurkan segera tanpa mengira waktu. Sehubungan dengan perkara ini, adalah paling baik jika warga sekolah dilatih dengan baik untuk melaksanakan konsep grapevine ini. Pihak pentadbir juga boleh menambah bilangan aktiviti yang dilaksanakan oleh pihak sekolah dalam usaha meningkatkan peranan dan fungsi grapevine ini. Dengan pengetahuan dan kemahiran akibat daripada latihan, maklumat akan dihantar secara cekap dan berkesan oleh warga sekolah.

Manakala management by walking around akan membolehkan pentadbir sekolah berinteraksi dan bertukar-tukar pendapat semasa membuat pemantauan secara tidak rasmi di dalam kawasan sekolah. Pentadbir akan dapat menjalinkan hubungan yang positif dengan subordinatnya dengan berbual secara langsung. Komunikasi secara ‘empat mata’ dapat dilaksanakan dan perkara ini merupakan salah satu ciri penting dalam komunikasi berkesan.

Dapat dirumuskan di sini bahawa saluran komunikasi secara tidak rasmi akan membantu pentadbir sekolah mewujudkan hubungan yang baik sama ada antara pentadbir dengan subordinat atau subordinat dengan subordinat. Hubungan yang baik antara subordinat dengan subordinat akan dapat membentuk kumpulan kerja yang dinamik. Oleh itu adalah sangat penting bagi seseorang pentadbir, memperbaiki saluran komunikasi tidak rasmi ini.

10.    Menetapkan Polisi dan Prosedur

Polisi dan prosedur merupakan garis panduan yang digunakan untuk menyeragamkan kaedah dan cara bagi pelaksanaan sesuatu tindakan dalam sesebuah organisasi seperti di sekolah. Dalam konteks komunikasi berkesan, polisi dan prosedur digunakan untuk meningkatkan kelicinan operasi dan perjalanan aktiviti sekolah. Sehubungan dengan itu, peranan pentadbir adalah sangat penting dalam menentapkan polisi dan prosedur yang perlu diikuti oleh setiap subordinatnya. Sama ada menggunakan telefon, faks, e-mel, SMS, persidangan audio, persidangan komputer atau telesidang; memerlukan polisi dan prosedur yang khusus agar keberkesanan komunikasi berada pada aras yang sangat optimum.

Oleh itu, penguatkuasaan polisi dan prosedur perlu dipatuhi oleh semua warga sekolah dalam usaha mengoptimumkan keberkesanan proses komunikasi yang berlangsung. Pentadbir sekolah seharusnya memastikan subordinat mematuhi peraturan yang ditetapkan. Kesalahan subordinat yang tidak mematuhi peraturan seharusnya diambil tindakan yang bersesuaian. Dengan ini, semua subordinat akan sentiasa berwaspada agar tidak mengulangi kesalahan yang sama. Seterusnya, setiap individu di sekolah akan bertindak berdasarkan peraturan yang sama. Keseragaman tindakan ini akan membolehkan mereka membentuk kumpulan kerja yang dinamik dalam usaha mencapai matlamat yang telah ditetapkan oleh pihak sekolah.

Dapat dirumuskan di sini bahawa penetapan polisi dan prosedur akan menyebabkan semua warga sekolah dapat bertindak di bawah kawalan peraturan yang sama. Faktor keseragaman ini akan membuatkan tindakan yang dilaksanakan adalah selari dengan peraturan yang ditetapkan. Justeru itu, kumpulan kerja yang dinamik dapat diwujudkan di sekolah, sama ada disedari atau tidak.

Penutup

Dalam usaha membentuk pasukan kerja yang dinamik, pentadbir sekolah seharusnya dapat mengenal pasti dengan teliti tentang kepentingan komunikasi berkesan yang perlu dilaksanakannya (Gurnam Kaur et al., 2005) Antara kepentingan komunikasi berkesan adalah:
(1) Membawa organisasi sekolah ke arah hala tuju yang sama,
(2) Memudahkan proses perubahan yang dilaksanakan oleh pihak sekolah,
(3) Menjimatkan masa,
(4) Maklumat dapat disampaikan dengan segera,
(5) Maklumat yang tepat,
(6) Sebagai satu sistem kawalan organisasi sekolah yang berkesan,
(6) Dapat mengurangkan kesilapan dan
(7) Dapat meningkatkan produktiviti organisasi sekolah.
Hal ini akan memudahkan beliau menetapkan hala tuju terhadap tindakan yang perlu dilakukannya dalam menjana pasukan kerja yang dinamik.

Komunikasi berkesan bermaksud warga sekolah terlibat sama dalam membuat keputusan dan melaksanakan aktiviti sekolah. Warga sekolah yang diajak berunding dan melibatkan diri secara langsung, kebiasaannya merasakan diri dan sumbangan mereka dihargai. Mereka juga memperoleh kuasa untuk mengambil inisiatif dan tindakan, sesuai dengan kepakaran dan pengalaman tersendiri yang adala dalam diri mereka (Ariffin dan Robiah, 2002).

Dalam mewujudkan kumpulan kerja yang dinamik dalam konteks komunikasi berkesan seseorang guru besar atau pengetua semestinya memfokuskan tindakan untuk:
(1)       Menangani gangguan komunikasi,
(2)       Menggunakan teknologi terkini,
(3)       Melibatkan pengurus atasan,
(4)       Pertemuan secara tidak rasmi,
(5)       Menggunakan perantara atau orang ketiga,
(6)       Kebebasan mengemukakan pandangan,
(7)       Menstruktur semula organisasi,
(8)       Menambah baik hubungan interpersonal,
(9)       Memperbaiki saluran komunikasi tidak rasmi dan
(10)     Menetapkan polisi dan prosedur.

Setiap hari, guru besar atau pengetua akan berkomunikasi dengan subordinatnya sama ada guru atau staf sokongan sekolah. Oleh itu, aspek penyaluran maklumat yang berkualiti serta pembinaan hubungan dua hala dalam proses komunikasi seharusnya diberi perhatian serius (Rina Ilyana, 2004). Tambahan juga, kefahaman dan kemahiran untuk berkomunikasi dengan berkesan akan membantu mereka untuk membentuk kumpulan kerja yang dinamik. Kumpulan kerja ini akan mampu memacu setiap aktiviti yang dijalankan oleh sekolah ke arah hala tuju yang sama. Seterusnya, sekolah akan berada pada landasan untuk menjadi sekolah yang cemerlang.

Rujukan


Ab. Aziz Yusof. 2003. Komunikasi untuk pengurus. Siri Pengurusan dan Pentadbiran Utusan. Kuala Lumpur: Utusan Publications & Distributors Sdn. Bhd.
Abdullah Hassan & Ainon Mohd. 2003. Komunikasi untuk pemimpin. Bentong: PTS Publications & Distributor Sdn. Bhd.
Al. Ramaiah. 1999. Kepimpinan pendidikan – cabaran masa kini.Petaling Jaya: IBS Buku Sdn. Bhd.
Abrams. K.S. 1986. Communication at work: listening, speaking, writing and reading. New Jersey: Prentice Hall Inc.
Ariffin Ba’ada & Robiah Sidin. 2002. Komunikasi pengetua-guru: satu analisis. Jurnal Teknologi. 37(E):71-79
Chek Mat . 2007. Kemahiran Memimpin. Kuala Lumpur. Utusan Publications &
          Distributors Sdn. Bhd.
Gurnam Kaur Sidhu, Gurcharan Singh Sandhu, Kamaruzaman Moidunny & Ranjit Kaur Sidhu. 2005. Penilaian tahap kecekapan (PTK) kompetensi umum (teras dan profesional). Shah Alam: Penerbit Fajar Bakti Sdn. Bhd.
Institut Aminuddin Baki. 2002. Nota ringkas fasa asas program kelayakan profesional kepengetuaan kebangsaan (NPQH). Genting Highlands: Institut Aminuddin Baki.
Kamus Dewan. 2007. Edisi ke-4. Kuala Lumpur: Dewan Bahasa dan Pustaka.
Mohd Foad Sakdan. 2005. Pengurusan konflik. Kuala Lumpur: Dewan Bahasa dan Pustaka.
Norman Affendi Mohd Noh & Kamaruzaman Moidunny. 2010. Penilaian tahap kecekapan kompetensi umum/generik (teras dan profesional). Shah Alam: Mahir Holdings.
Rina Ilyana Zainal. 2004. Amalan komunikasi berkesan di kalangan usahawan tempatan. Jurnal Teknologi. 37 (E):5-12.
Wan Izuddin . 1991.  Strategi Membina Pasukan Berkesan . Kuala Lumpur .Nurin
           Enterprise.
Zawiyah Mohammad Yusof . 2009. Kemahiran Komunikasi. Kuala Lumpur .  
          Dewan Bahasa dan Pustaka.


No comments:

Post a Comment